Dalam organisasi besar seperti Rotary Indonesia 3410, dokumentasi foto memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan Knowledge Management. Foto-foto ini tidak hanya berfungsi sebagai arsip visual, tetapi juga sebagai sumber informasi berharga mengenai kegiatan, pencapaian, dan kontribusi dari setiap klub di District 3410. Melalui dokumentasi yang terorganisir dengan baik, kita dapat memelihara sejarah dan memperkuat identitas organisasi.
Penyimpanan foto dalam satu tempat terpusat memudahkan akses dan berbagi informasi di antara anggota. Hal ini akan memastikan setiap kegiatan terdokumentasi dengan baik dan dapat diakses kapan saja oleh seluruh anggota yang membutuhkan atau tim Public Image. Lebih lanjut, ini juga mendukung transparansi, akuntabilitas, dan kesinambungan organisasi.
Untuk memudahkan pengelolaan dan pencarian, setiap klub Rotary di District 3410 Indonesia akan memiliki folder khusus sesuai nama klub di Google Drive.
Links google drive: https://bit.ly/PI24BankPhotos
Setiap Presiden atau tim Public Image klub hanya perlu mengunggah foto kegiatan klubnya ke dalam folder yang sudah disediakan. Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara mengunggah foto ke dalam sistem tersebut.
Langkah-langkah Pengisian Foto ke Google Drive:
Akses Google Drive Organisasi:
Buka tautan Google Drive yang telah dibagikan oleh Rotary District 3410 Indonesia. Links google drive: https://bit.ly/PI24BankPhotos
Masuk dengan akun Google yang digunakan untuk kegiatan Rotary.
Temukan Folder Klub:
Setelah masuk, Anda akan melihat daftar folder dengan nama masing-masing klub Rotary di District 3410.
Cari nama klub Anda dan klik folder tersebut untuk membukanya.
Unggah Foto Kegiatan:
Klik tombol "New" atau "Baru" di pojok kiri atas.
Pilih "File upload" atau "Unggah File" untuk mengunggah foto satu per satu, atau "Folder upload" jika ingin mengunggah banyak foto sekaligus.
Pilih file foto dari komputer Anda yang akan diunggah, kemudian tunggu hingga proses unggahan selesai.
Beri Nama File dengan Format yang Jelas:
Untuk memudahkan pencarian di kemudian hari, beri nama file dengan format Nama Kegiatan_Tanggal (misalnya: "Bakti Sosial_15Sept2024").
Jika mengunggah dalam jumlah besar, pastikan folder-folder kegiatan diberi nama yang sesuai.
Verifikasi dan Kelola:
Pastikan foto telah terunggah dengan benar.
Pastikan juga foto sudah sesuai dengan arahan dari tim Public Image Rotary District 3410.
Jika diperlukan, buat sub-folder dalam folder klub Rotarian untuk mengorganisir foto berdasarkan tahun atau jenis kegiatan.
Bagikan Tautan (Opsional):
Jika Anda perlu berbagi akses foto kepada anggota lainnya, klik kanan pada file atau folder, lalu pilih "Get link" atau "Dapatkan tautan".
Pastikan pengaturan akses sesuai, seperti "Anyone with the link can view" (Siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat).
Program ini bisa disebut "Rotary District 3410 Digital Archive". Melalui program ini, Rotary District 3410 Indonesia membangun sebuah arsip digital berbasis foto yang mengabadikan semua kegiatan dan pencapaian di seluruh klub di Indonesia, guna mendukung transparansi dan pengetahuan bersama dalam organisasi.
Dengan pengelolaan yang baik, arsip digital ini akan menjadi warisan penting bagi generasi Rotary selanjutnya.
Kontributor:
Public Image Committee
Rotary District 3410
Comentarios