Pada tahun 2021, Rotary Club of Batavia, Illinois, AS, memutuskan untuk menggunakan Club Health Check sebagai langkah awal dalam proses penetapan tujuan. Para pengurus klub meminta pendapat dari puluhan anggota baru dan menggunakan wawasan yang mereka peroleh untuk menetapkan tujuan, membuat strategi, dan mengembangkan rencana aksi. Mereka juga mulai mengadakan pertemuan triwulanan untuk membahas kemajuan klub bersama anggota. Para pengurus klub menemukan bahwa perencanaan untuk beberapa tahun sekaligus membangun kontinuitas. Mereka juga menyadari bahwa tujuan perlu dikualifikasi secara kuantitatif. “Ada perbedaan besar antara mengatakan, ‘Tahun ini, mari kita adakan beberapa acara sosial,’ dan ‘Tahun ini, kita akan mengadakan enam acara sosial,’” ujar Tony Winter, mantan presiden klub tersebut.Baca lebih lanjut tentang bagaimana klub Batavia menggunakan penetapan tujuan.
Rotary Club Central memudahkan Rotary dan Rotaract club dalam menetapkan dan melacak tujuan mereka. Para pemimpin klub kini dapat menetapkan tujuan tahunan hingga tiga tahun ke depan dan mencatat pencapaian klub mereka. Semua anggota dapat melihat kemajuan klub, dan pemimpin di masa depan dapat menggunakan tujuan-tujuan sebelumnya untuk membuat keputusan yang tepat tentang arah klub mereka. Tidak ada kata terlambat untuk mulai merencanakan masa depan klub Anda.Kunjungi Rotary Club Central dan mulailah sekarang.
Nyalakan Semangat di Klub Anda
Anggota mengatakan mereka berkembang dengan tujuan yang jelas, spesifik, dan kontinuitas yang diberikan
Oleh Arnold R. Grahl
Beragam warna cerah menghiasi kartu skor yang ditunjukkan Hilda Addah kepada anggota Rotary Club of Accra-South di Ghana. Kegiatan ini adalah latihan bulanan untuk memberi tahu anggota sejauh mana klub mencapai tujuannya.
Warna merah pada kartu skor buatan tangan itu berarti suatu tujuan tertinggal dari jadwal, kuning menunjukkan kemajuan sesuai jadwal, dan hijau menandakan pencapaian lebih cepat dari yang direncanakan. Sistem ini telah diterapkan sekitar lima tahun, dan Addah, presiden klub tersebut, mengatakan bahwa ini membantu mengungkap kesenjangan pencapaian dan mendorong peningkatan. Anggota komite termotivasi untuk menjaga agar tujuan mereka tidak masuk zona merah.
Banyak klub yang sukses memiliki satu kesamaan: penetapan tujuan. Ketika para pemimpin klub merencanakan masa depan, mereka memberikan arah dan tujuan bagi klub mereka. Menetapkan tujuan dalam bidang seperti pertumbuhan keanggotaan, proyek layanan, dan pengalaman klub memotivasi anggota dan menginspirasi mereka untuk bekerja sama dengan tujuan bersama.
Rotary Club Central membuat proses ini menjadi sederhana. Para pemimpin klub Accra-South menetapkan dan melacak tujuan mereka melalui alat penetapan tujuan daring ini untuk klub Rotary dan Rotaract. “Rotary Club Central adalah alat yang sangat sederhana dan mudah digunakan,” kata Addah. “Ini membantu saya sebagai pemimpin untuk mengikuti dan melacak kemajuan.”
Sementara para pemimpin klub dapat menggunakan Rotary Club Central untuk menetapkan tujuan dan mencatat pencapaian, anggota dapat menggunakannya untuk melihat kemajuan klub. Pemimpin klub yang baru dapat menggunakan tujuan sebelumnya untuk membuat keputusan yang tepat mengenai masa depan klub dan menetapkan hingga tiga tahun tujuan ke depan. Mereka bisa menyesuaikan tujuan sesuai kebutuhan, selalu merencanakan tiga tahun ke depan.
Merencanakan beberapa tahun ke depan penting untuk memastikan kontinuitas dan mempermudah transisi kepemimpinan.
“Beberapa hal yang muncul dari perencanaan strategis tidak bisa dilakukan dalam waktu singkat,” kata Tony Winter, sekretaris dan mantan presiden Rotary Club of Batavia, Illinois. “Kami juga sengaja ingin beberapa tujuan diperpanjang agar melibatkan beberapa tim kepemimpinan yang berbeda dan menanamkan konsistensi dalam klub kami.” Untuk mulai menetapkan tujuan di Rotary Club Central, pemimpin klub dapat menggunakan kondisi saat ini sebagai dasar dan rencana strategis klub sebagai panduan untuk tiga tahun ke depan. Klub harus memastikan pemimpin baru memiliki akun My Rotary dan melaporkan peran mereka di My Rotary untuk memastikan akses ke alat daring tersebut.
Klub Batavia belajar bahwa tidak ada istilah komunikasi berlebihan. Pada tahun 2021, mereka memutuskan untuk menggunakan Rotary’s Club Health Check untuk memulai proses penetapan tujuan. Klub mencari masukan dari selusin anggota baru yang bergabung selama pandemi COVID-19 dan sangat senang ketika sebagian besar dari mereka ikut serta dalam sesi visi, kata Winter. Klub menggunakan umpan balik itu untuk menetapkan tujuan, membuat strategi, dan mengembangkan rencana aksi.
“Informasi yang kami dapat dari sesi itu sangat penting dalam memberi tahu kami, bersama dengan pemeriksaan kesehatan klub, apa yang perlu kami mulai lakukan, apa yang harus tetap kami lakukan, dan apa yang harus kami ubah,” kata Winter. “Itu sesuatu yang belum pernah kami lakukan sebelumnya. Itu adalah langkah besar ke depan dan memberi kami mungkin selusin item untuk dikerjakan selama tiga tahun ke depan.”
Mengkuantifikasi tujuan dan secara rutin melaporkan kemajuan kepada anggota dapat membangkitkan semangat klub, kata Winter. “Ada perbedaan besar antara mengatakan, tahun ini mari kita adakan beberapa acara sosial, dan tahun ini kita akan mengadakan enam acara sosial,” katanya. “Begitu Anda menetapkan angka, itu menjadi tanggung jawab seseorang untuk menyelesaikannya. Jika Anda tidak mengkuantifikasikannya, itu hanya pernyataan.”
Presiden Klub, Margaret Perreault, menerapkan pertemuan triwulanan tahun ini untuk melaporkan kemajuan klub kepada anggota, melengkapi pembaruan yang disampaikan melalui buletin klub.
“Komunikasi berlebihan adalah strategi yang sehat untuk sebuah klub,” kata Perreault.
Klub Batavia juga menggunakan Survei Kepuasan Anggota Rotary setidaknya sekali setahun untuk menyempurnakan tujuan dan mengidentifikasi kebutuhan baru.
“Ini tantangan yang berkelanjutan. Orang berubah, hal-hal juga berubah,” kata Winter. “Anda harus lebih proaktif. Anda harus terus-menerus berkomunikasi kembali kepada klub. Itu satu-satunya cara untuk merencanakan.”
Comments