Menjadi bendahara klub adalah kesempatan luar biasa untuk membantu klub Anda berkembang dengan memastikan keuangan klub sehat dan dikelola dengan baik. Sebagai bendahara, Anda bertanggung jawab mengelola dana klub, menjaga catatan keuangan, dan membantu merencanakan masa depan yang berkelanjutan. Berikut panduan lengkap untuk memulai masa jabatan Anda dengan percaya diri.
Peran Anda sebagai Bendahara
Anda adalah penjaga keuangan klub — memantau pemasukan dan pengeluaran, mengelola anggaran, dan memastikan semua kewajiban keuangan klub terpenuhi. Siap menjalankan peran ini? Mari kita lihat tanggung jawab Anda secara rinci.
Sebelum Memulai Masa Jabatan
Langkah awal yang tepat akan memudahkan Anda sepanjang tahun:
Bertemu dengan bendahara saat ini untuk memahami prosedur keuangan klub.
Dapatkan akses ke semua akun klub, catatan keuangan, dan materi yang diperlukan.
Pastikan nama Anda tercatat di My Rotary sebagai bendahara periode mendatang.
Hadiri pelatihan distrik dan konferensi distrik untuk belajar dan terhubung dengan rekan-rekan Rotary.
Pelajari alokasi dana untuk komite klub dan konsultasikan kebijakan keuangan dengan bendahara distrik.
Tugas Anda Selama Tahun Berjalan
Setelah resmi menjabat, inilah tanggung jawab utama Anda:
Menjaga catatan keuangan dan historis klub sesuai hukum yang berlaku.
Bekerja sama dengan sekretaris klub untuk mengirimkan tagihan iuran kepada anggota.
Menagih dan mengelola pembayaran iuran untuk memenuhi kebutuhan keuangan klub — mulai dari asuransi hingga iuran ke Rotary International dan distrik.
Menyalurkan dana untuk beasiswa dan hibah.
Berkoordinasi dengan The Rotary Foundation dalam pengelolaan dana hibah dan penyetoran donasi.
Memberikan laporan keuangan bulanan kepada dewan klub.
Mengurus pajak klub bila diwajibkan oleh hukum setempat.
Menjelang Akhir Masa Jabatan
Di akhir tahun, bantu kelancaran transisi:
Bekerja sama dengan dewan baru untuk menyusun anggaran tahun berikutnya (disetujui oleh dewan saat ini).
Menyusun dan mempresentasikan laporan keuangan tahunan yang mendetail.
Serah terima catatan keuangan kepada bendahara berikutnya dan perbarui akses ke akun bank klub.
Ada pertanyaan? Hubungi komite keuangan distrik, sesama bendahara klub, atau Rotary Support Center di rotarysupportcenter@rotary.org.
Kolaborasi dengan Presiden dan Sekretaris Klub
Anda akan bekerja erat dengan presiden dan sekretaris klub untuk menjaga kelancaran keuangan. Bersama-sama, Anda akan:
Menagih dan mencatat pembayaran iuran anggota.
Meninjau dan membayar tagihan klub tepat waktu.
Merencanakan kebutuhan anggaran di masa depan.
Menagih tunggakan iuran bila ada.
Mengelola pembayaran konsumsi/pertemuan.
Menyetorkan donasi ke The Rotary Foundation.
Menyusun kebijakan penyimpanan catatan jika belum ada.
Memastikan email klub di My Rotary sudah benar agar tagihan diterima.
Menyusun anggaran yang mencerminkan kebutuhan seluruh anggota.
Bersama-sama, Anda juga akan menyusun laporan keuangan yang mencakup pendapatan dan pengeluaran tahun sebelumnya dan setengah tahun berjalan. Laporan ini disampaikan paling lambat 31 Desember.
Standar Keuangan dan Transparansi
Pengelolaan keuangan yang baik harus transparan dan akuntabel. Tanggung jawab Anda termasuk:
Memberikan update keuangan bulanan kepada dewan.
Menyampaikan hasil penggalangan dana dan anggaran keseluruhan secara rutin.
Memastikan risalah rapat mencerminkan saldo akun dan transaksi keuangan yang benar.
Menyimpan catatan lengkap untuk keperluan audit.
Menyampaikan laporan tengah tahun sebelum 31 Desember.
Menyusun laporan tahunan di akhir tahun Rotary.
Menyewa akuntan independen (jika diwajibkan hukum) untuk audit keuangan klub.
Menyampaikan laporan keuangan satelit klub kepada dewan.
Memisahkan dana operasional dan dana amal.
Membentuk dana cadangan jika belum tersedia.
Pahami kewajiban pajak klub Anda, terutama jika memiliki yayasan, memberikan beasiswa, atau berbadan hukum. Konsultasikan dengan pakar pajak lokal bila diperlukan.
Kelola Donasi dan Hibah
Sebagai bendahara, Anda juga akan mengurus donasi ke The Rotary Foundation dan mengelola dana hibah:
Menyetorkan donasi melalui My Rotary, pastikan nama anggota dicantumkan untuk pengakuan donasi.
Gunakan formulir donasi untuk penyetoran individual atau kolektif.
Hubungi Rotary Support Center untuk donasi non-tunai seperti saham, properti, atau warisan.
Jika klub Anda memiliki yayasan, pastikan mematuhi hukum setempat terkait pelaporan dan penerbitan bukti donasi. Diperlukan izin dari Dewan Direksi RI untuk mendirikan atau menggabungkan yayasan klub.
Catatan: Jika Anda menyetorkan cek dari yayasan klub ke The Rotary Foundation, donasi dicatat atas nama yayasan, bukan anggota individu — pastikan data donatur disertakan agar anggota tetap menerima poin pengakuan.
Siap Melangkah ke Depan
Pertimbangkan hal-hal berikut menjelang pelatihan distrik dan masa jabatan Anda:
Apa yang bisa Anda lakukan untuk lebih siap menjadi bendahara?
Bagaimana Anda akan berkolaborasi dengan pimpinan klub lain dalam mengelola dana?
Apa rencana penggalangan dana klub tahun ini dan peran Anda di dalamnya?
Apa tujuan pribadi Anda tahun ini, dan bagaimana tujuan itu mendukung strategi klub?
Tantangan apa yang mungkin muncul dan bagaimana Anda akan menghadapinya?
Bagaimana klub Anda mempersiapkan diri untuk audit keuangan?
Saatnya Memulai
Sebagai bendahara klub, Anda memegang peran penting dalam kesuksesan klub. Dengan persiapan yang matang, kerja sama yang baik, dan perhatian terhadap detail, Anda akan membantu klub memberikan dampak yang bermakna sepanjang tahun Rotary. Mari wujudkan tahun yang luar biasa!
Get Ready to Serve: Your Guide to Being Club Treasurer
Taking on the role of club treasurer is an exciting opportunity to help your club thrive by ensuring its financial health and accountability. As treasurer, you're responsible for managing the club’s funds, keeping accurate records, and helping plan for future success. Here’s everything you need to know to hit the ground running and make your term a success.
Your Role as Treasurer
You’re the club’s financial steward — tracking income and expenses, managing the budget, and making sure your club meets its financial commitments. Ready to dive into your responsibilities? Here’s a roadmap for your journey.
Before You Take Office
Set yourself up for success by taking these steps early:
Meet with the current treasurer to understand the club’s financial procedures.
Get access to all club accounts, financial records, and necessary materials.
Make sure you're listed in My Rotary as the incoming treasurer.
Attend your district training assembly and conference to connect with others and learn best practices.
Learn how committee funds are allocated and touch base with the district treasurer about local financial policies.
Your Duties Throughout the Year
Once you're in office, your day-to-day will include:
Maintaining accurate financial and historical records (in line with local laws).
Working with the club secretary to invoice members for dues and fees.
Collecting payments and using them to cover the club’s expenses — everything from insurance to RI and district dues.
Disbursing funds for scholarships and grants.
Collaborating with The Rotary Foundation to manage grants and submit donations.
Providing monthly financial reports to your club’s board.
Filing taxes if required by law.
Wrapping Up Your Term
As the year ends, your focus shifts to setting up your successor for success:
Collaborate with the incoming board to plan the next year’s budget (to be approved by the current board).
Prepare a detailed annual report summarizing the year’s finances.
Meet with the incoming treasurer, hand over all financial records, and update access to club bank accounts.
Have questions along the way? Reach out to your district finance committee, connect with fellow treasurers, or contact the Rotary Support Center at rotarysupportcenter@rotary.org.
Teamwork: Treasurer, President, and Secretary
You’re not alone! Work closely with the club president and secretary to keep things running smoothly. Together, you’ll handle:
Collecting and tracking dues.
Reviewing and paying club invoices on time.
Planning for future expenses and goals.
Collecting unpaid dues.
Handling payments for meals and other activities.
Submitting contributions to The Rotary Foundation.
Setting record-keeping guidelines and confirming the club’s email in My Rotary.
Ensuring the budget reflects all members’ needs.
Together, you'll also prepare a financial report detailing income and expenses for the previous and current Rotary year, to be presented by 31 December.
Financial Standards and Transparency
Good stewardship means maintaining transparency and following sound financial practices. Key responsibilities include:
Monthly updates to the board on finances and fundraising.
Ensuring meeting minutes reflect accurate account balances and payments.
Keeping thorough records for accountability.
Presenting a midyear report before 31 December.
Preparing a detailed year-end report.
Hiring an external accountant for annual reviews (if required by law).
Submitting financial statements for satellite clubs.
Separating club operations from charitable funds.
Establishing a reserve fund if one doesn’t exist.
Be sure you're familiar with tax requirements, especially if your club offers scholarships, has a foundation, or is incorporated.
Managing Donations and Grants
As treasurer, you’ll also handle club contributions to The Rotary Foundation and help manage grants. You can:
Submit donations via My Rotary, ensuring members receive proper recognition.
Use Foundation forms for individual or multiple donations.
Contact the Rotary Support Center for non-cash gifts or unique donation types.
If your club has or plans to create its own foundation, ensure it complies with local laws, especially around registration and tax receipts. Remember: you’ll need RI Board approval before incorporating a club foundation.
Looking Ahead
Ready to start strong? Here are some questions to reflect on:
How can you best prepare for your term?
How will you collaborate with club leaders and committees to manage funds?
What fundraising activities are on the horizon?
What personal goal will you pursue, and how does it align with the club’s strategic plan?
What challenges might you face, and how will you address them?
How can your club prepare for a potential financial audit?
Let’s Get Started
As club treasurer, you play a vital role in your club’s success. With preparation, collaboration, and attention to detail, you’ll help your club make a meaningful impact throughout the Rotary year. Let’s make it a great one!
Comments